แต่ละองค์การจะมีขั้นตอนในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานแตกต่างกันไปตามแต่ความเหมาะสมของระยะเวลา งบประมาณ
และความพร้อมของบุคคลที่ทำหน้าที่ในการคัดเลือก นอกจากนี้งานในหน้าที่ที่ต่างกัน เช่น ผู้บริหารวิศวกร นักบัญชี เลขานุการ พนักงานเดินหนังสือ คนงานโรงงานอุตสาหกรรมก็จะมีขั้นตอน รายละเอียดและวิธีการคัดเลือกที่ผิดแผกกันไป โดยทั่วไปกระบวนการในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานจะประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
1. การเริ่มต้นการรับสมัคร เป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการคัดเลือกบุคลากรโดยเริ่มต้นตั้งแต่การแจกจ่ายใบสมัครและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครและการคัดเลือก เช่น คุณสมบัติของบุคคลที่องค์การต้องการ
วิธีการกรอกใบสมัคร เอกสารสำคัญในการสมัครงาน ขั้นตอนและระยะเวลาในการคัดเลือก เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจจะต้องมีการตอบข้อสงสัยและอำนวยความสะดวกแก่ผู้สมัครเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับองค์การและกระบวนการคัดเลือกบุคลากร ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครสามารถเตรียมตัวสำหรับการคัดเลือกได้ถูกต้องและไม่เกิดความผิดพลาดขึ้นระหว่างการคัดเลือก
2. การสัมภาษณ์ขั้นต้น มีเป้าหมายสำคัญในการคัดบุคคลที่ขาดคุณสมบัติที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่งที่ต้องการอย่างชัดเจนออกจากกระบวนการคัดเลือก เพื่อมิให้องค์การ
ผู้ทำการคัดเลือก และผู้สมัคร ต้องเสียเวลา ค่าใช้จ่ายและความรู้สึกเนื่องจากการคัดเลือกบุคลากรเป็นกิจกรรมที่ใช้ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายสูงทั้งกับองค์การและผู้สมัคร โดยเฉพาะในตำแหน่งงานที่มีความสำคัญต่อองค์การโดยที่การสัมภาษณ์ขั้นต้นจะใช้ระยะเวลาไม่มากนักและมักที่จะกระทำโดยหน่วยงานด้านบุคลากร หรือบุคคลที่พอมีความรู้ในงานที่องค์การต้องการ
3. การกรอกใบสมัคร มีเป้าหมายในการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับผู้สมัครงานโดยเฉพาะคุณสมบัติที่องค์การต้องการในแต่ละงาน
เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการพิจารณาความเหมะสมในขั้นตอนต่อไป
ใบสมัครที่ดีควรมีลักษณะสั้น เข้าใจง่าย ครอบคลุมเนื้อหาที่ต้องการและทำให้ผู้มีหน้าที่ในการคัดเลือกสามารถมองเห็นภาพและลักษณะเด่นของผู้สมัครได้ ดังนั้นกระบวนการคัดเลือกบุคลากรที่มีประสิทธิภาพต้องมีการออกแบบและการพัฒนาใบสมัครให้มีความทันสมัย และเหมาะกับแต่ละงานอยู่ตลอดเวลา
4. การสอบคัดเลือก เป็นขั้นตอนที่หลายองค์การ โดยเฉพาะหน่วยงานที่มีขนาดกลางและขนาดใหญ่ให้ความสำคัญมาก
เนื่องจากมีความเชื่อว่าการสอบที่ได้รับการวางแผนอย่างดีมีความถูกต้องและเชื่อถือได้จะสามารถแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับงาน ตลอดจนสามารถจำแนกความแตกต่างระหว่างบุคคลที่มีความเหมาะสมกับงานนั้น ๆ กับบุคลที่ขาดคุณสมบัติได้ในระดับหนึ่งแต่ในความเป็นจริงเป็นการยากสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายที่จะสร้างข้อสอบที่สามารถวัดผลและประเมินพฤติกรรมบุคคลได้อย่างถูกต้องทั้งหมด ดังนั้นผู้ทำหน้าที่คัดเลือกบุคลากรสมควรนำผลการทดสอบมาใช้ประกอบการพิจารณาการคัดเลือกบุคคลร่วมกับข้อมูลอื่นที่มี
เพื่อให้สามารถคัดเลือกบุคคลที่มีความเหมาะสมกับงานได้ตามที่องค์การต้องการ
5. การสอบสัมภาษณ์ มีเป้าหมายให้ผู้ทำการคัดเลือกมีความเข้าใจในคุณลักษณะโดยรวมของผู้สมัครงานที่ขั้นตอนอื่นไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจน เช่น ความรู้ ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร บุคลิกภาพ ทัศนคติ และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นต้น เพื่อนำมาใช้ประกอบการพิจารณาว่าผู้สมัครคนใดมีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่สุด
การสอบสัมภาษณ์เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ เนื่องจากเป็นงานที่ละเอียดอ่อน ต้องอาศัยความรู้ ทักษะ ประสบการณ์
และความสามารถเฉพาะตัวของผู้ทำการสัมภาษณ์ ในการผสมผสานปัจจัยต่าง ๆ การจับประเด็น การวิเคราะห์ และการตัดสินใจเพื่อให้การสัมภาษณ์บรรลุวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพ
6. การสอบประวัติ ต้องการที่จะตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นจริงเกี่ยวกับผู้สมัคร โดยองค์การจะทำการตรวจสอบจากข้อมูลอ้างอิงที่มีในขั้นตอนการรับสมัครตั้งแต่ ครอบครัว การศึกษา การทำงาน ประวัติอาชญากรรม ตลอดจนทำการตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เช่น สถาบันการศึกษา ที่ทำงานปัจจุบันและที่ทำงานเก่า กรมตำรวจหรือหน่วยราชการอื่น
เพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติถูกต้องตามที่องค์การต้องการและไม่มีแนวโน้มที่จะก่อให้เกิดปัญหาแก่องค์การในอนาคต การให้ความสำคัญและความละเอียดรอบคอบกับขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน โดยงานที่ต้องการความรับผิดชอบและความซื่อสัตย์จะให้ความสำคัญกับขั้นตอนนี้เป็นอย่างมาก เช่น นักบัญชี พนักงานธนาคาร หรือข้าราชการ เป็นต้น
7. การตรวจสุขภาพ เป็นขั้นตอนเกือบสุดท้ายในกระบวนการคัดเลือกบุคลากร โดยที่การตรวจสุขภาพจะดำเนินการกับบุคคลที่ผ่านการทดสอบ การสัมภาษณ์ และการตรวจประวัติแล้ว
เนื่องจากขั้นตอนนี้จะสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงจึงสมควรนำมาใช้ในขั้นตอนท้ายของการคัดเลือก เพื่อตรวจสอบความเหมาะสมก่อนการตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยที่เหตุผลสำคัญในการตรวจสุขภาพมีดังต่อไปนี้
1. เพื่อคัดบุคคลที่มีสุขภาพไม่เหมาะสมกับการปฏิบัติงานออกไป จากกระบวนการคัดเลือก เนื่องจากงานบางประเภทต้องการบุคคลที่มีสภาพร่างกายแข็งแรง มีความปกติ หรือมีคุณสมบัติพิเศษทางกายภาพ
2. เพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นขององค์การ เนื่องจากบุคคลที่อาจจะมีโรคประจำตัว
หรือสุขภาพที่ไม่แข็งแรงก่อนเข้าร่วมงานกับองค์การ ถ้าองค์การรับบุคคลดังกล่าวเข้าร่วมงานโดยมิได้ทำการตรวจสุขภาพอย่างละเอียด อาจทำให้องค์การต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรักษาพยาบาลโดยไม่จำเป็น หรือ ถ้าบุคคลมีสภาพร่างกายที่ไม่เหมาะสมกับงานบางประเภทอาจที่จะก่อให้เกิดอุบัติเหตุและความสูญเสียขึ้นแก่องค์การ
3. เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของโรคติดต่อภายในองค์การ เนื่องจากโรคติดต่อสามารถที่จะแพร่ระบาดได้ในที่สาธารณะ
ดังนั้นเมื่อรับบุคคลที่เป็นโรคติดต่อเข้าร่วมงานกับองค์การก็อาจทำให้บุคลากรที่ทำงานอยู่เดิมได้รับเชื้อไปด้วยซึ่งจะส่งผลกระทบต่อองค์การทั้งในด้านค่าใช้จ่าย ขวัญและกำลังใจของบุคลากร และผลิตภาพโดยรวม
8. การคัดเลือกขั้นสุดท้าย การคัดเลือกขั้นสุดท้ายจะดำเนินการ โดยบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่ในการคัดเลือกบุคลากร เพื่อตัดสินใจว่าจะรับบุคคลที่ผ่านกระบวนการทั้งหมดเข้าร่วมงานกับองค์การหรือไม่ โดยการพิจารณาข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการคัดเลือกบุคลากร
โดยอาจให้ความสำคัญกับบางปัจจัยในการคัดเลือก เช่น บุคลิกภาพ การศึกษาและการฝึกอบรม สติปัญญา ทักษะทางกายภาพ ความถนัด ประสบการณ์ หรือคุณสมบัติอื่นตามแต่ลักษณะงาน
ปกติการคัดเลือกขั้นสุดท้ายมักจะให้อำนาจในการตัดสินใจแก่หัวหน้างานโดยตรง เนื่องจากหัวหน้างานจะเป็นบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งมีความรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานของหน่วยงานและบุคคลที่เขาบริหารงานอยู่
9. การรับเข้าทำงาน เมื่อตัดสินใจรับบุคคลเข้าทำงาน องค์การจะทำการจัดบุคคลเข้าสู่ตำแหน่งงานต่างๆตามความความต้องการ
โดยในช่วงแรกอาจที่จะมีระยะเวลาทดลองงาน (PORBATION RERIOD) เพื่อทำการตรวจสอบและประเมินผลว่าบุคคลนั้นสามารถปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของงานและขององค์การเพียงใด