การเขียนอีเมลหรือจดหมายติดต่อในภาษาอังกฤษจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป หากได้อ่านเนื้อหาดีๆ ที่ทาง ScholarShip.in.th ได้สรุปอย่างละเอียดมาให้แล้ว :D
หัวข้อที่น่าสนใจนั้นมีทั้งการเขียนคำขึ้นต้นและการลงท้ายแบบเป็นทางการ, กึ่งทางการ และไม่เป็นทางการ เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ควรรู้ หรือวลีที่ใช้บ่อยในการติดต่อในเรื่องต่างๆ เป็นต้น
เชิญอ่านความรู้ที่น่าสนใจ และสามารถนำไปใช้ได้ทั้งในสถานการณ์จริงและในข้อสอบกันได้เลย 😏
การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลอย่างเป็นทางการ
– “To Whom It May Concern:” = ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อผู้รับจดหมาย
– “Dear Sir/Madam,” = ใช้เมื่อเขียนถึงตำแหน่งโดยไม่ต้องมีชื่อผู้รับ
– “Dear Mr Smith,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้ชาย
– “Dear Ms Smith,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้หญิง (และควรระวังไม่ควรใช้ Mrs. แบบเก่า)
– “Dear Dr Smith,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นแพทย์ หรือดุษฎีบัณฑิต
– “Dear Prof Smith,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นศาสตราจารย์
– “Dear Xu Li,” = พิมพ์ชื่อเต็มเมื่อไม่แน่ใจเพศของผู้รับ
การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลกึ่งเป็นทางการ เช่น จดหมายธุรกิจ
– “Dear colleagues,” = ใช้เมื่อเขียนถึงกลุ่มคนกลุ่มหนึ่ง
– “Dear Mary,” = ใช้เมื่อเขียนถึงผู้หญิงที่ระบุชื่อ
– “Dear John,” = ใช้เมื่อเขียนถึงผู้ชายที่ระบุชื่อ
การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลอย่างไม่เป็นทางการ เช่น จดหมายส่วนตัว
– “Hello guys,” = เมื่อเขียนถึงกลุ่มคนที่รู้จักเป็นอย่างดี
– “Hi,” = เมื่อเขียนถึงคนที่รู้จักเป็นอย่างดี
เคล็ดลับควรรู้ก่อนเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย
– ควรมีเครื่องหมายจุลภาค (,) หลังคำขึ้นต้นจดหมายทั่วไป และควรมีเครื่องหมายทวิภาค (:) เฉพาะหลัง “To Whom It May Concern:” เสมอ
– ไม่จำเป็นต้องมีจุด full stop (.) ด้านหลังของ “Mr”, “Ms” และ “Dr”
วลีที่ใช้บ่อยในการเขียนจดหมาย/อีเมล
♦ เมื่อต้องเขียนติดต่อเป็นครั้งแรก
I am/We are writing to…
– inform you that …
– confirm …
– enquire about …
– complain about …
ตัวอย่างเช่น
– I am contacting you for the following reason.
– I recently heard about … and would like to …
♦ เมื่อต้องการอ้างอิงถึงการติดต่อก่อนหน้านี้
I am/We are writing regarding…
– your inquiry about …
– our phone conversation …
ตัวอย่างเช่น
– In reply to your request …
♦ เมื่อต้องการบอกความต้องการ
– We would appreciate it if you would …
– I would be grateful if you could …
– Could you please send me …
– Could you possibly tell us …
– It would be helpful if you could send us …
♦ เมื่อต้องการบอกข่าวดี
– We are pleased to announce that …
– I am delighted to inform you that …
♦ เมื่อต้องการบอกข่าวร้าย
– We regret to inform you that …
– I’m afraid it would not be possible to …
– Unfortunately we are unable to …
– After careful consideration we have decided …
วลีที่ใช้บ่อยเมื่อต้องเขียนลงท้ายจดหมาย/อีเมล
♦ เมื่อต้องแจ้งให้ทราบว่ามีสิ่งที่แนบมาด้วย
– Please find enclosed (สำหรับจดหมาย)
– Please find attached (สำหรับอีเมล)
♦ เมื่อต้องการเสนอความช่วยเหลือในอนาคต
– If you require more information, please let us know.
– Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance.
♦ เมื่อต้องการอ้างอิงถึงการติดต่อในอนาคต
– I am looking forward to hearing from you soon.
– We are looking forward to meeting you on 21 January/in Tromsø.
– We would appreciate your reply at your earliest convenience.
การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลอย่างเป็นทางการ
คำปิดท้ายที่ใช้เมื่อเขียนคำขึ้นต้นด้วย Dear Sir/Madam หรือ To Whom It May Concern
– Your sincerely,
– Sincerely yours,
– Respectfully,
คำปิดท้ายที่ใช้เมื่อเขียนคำขึ้นต้นด้วย Dear + ชื่อผู้รับ
– Sincerely,
การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลแบบกึ่งเป็นทางการ
– Kind regards,
– Warm regards,
– Regards,
– Best wishes,
การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลแบบไม่เป็นทางการ
– Best,
– Hugs,
– Cheers,
ที่มา: English Language Help Desk