การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานเพื่อวัดศักยภาพขององค์กร สามารถรวบรวมข้อมูลให้ดูเข้าใจง่าย ๆ ด้วย การสร้างกราฟ หรือแผนภูมิ ด้วย Microsoft Excel ซึ่งเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับพนักงานทุกคนที่ต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำเป็นรายงาน ถ้าใครยังไม่เคยสร้างกราฟด้วย Microsoft Excel มาก่อน วันนี้เราจะมาสอนให้ทุกคนได้รู้วิธีสร้างกราฟกันแบบเข้าใจง่าย

1. เริ่มต้นคลิกที่ Insert ที่เมนูด้านบนสุด

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

2. ให้มองไปที่ Charts

  • จะเห็นกราฟในรูปแบบต่าง ๆ ให้เราเลือก

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

3. คลิกคลุมข้อมูลที่เราอยากสร้างให้แสดงเป็นแผนภูมิหรือกราฟ

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

4. เมื่อคลิกคลุมข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิกไปที่รูปแบบ Column Charts ที่เราต้องการ

  • เมื่อคลิกเลือก Column Charts ที่เราต้องการได้แล้ว ข้อมูลที่เราคลิกคลุมไว้จะปรากฏออกมาเป็นกราฟให้เราเห็น

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

5. จากข้อมูลกราฟที่ได้มา Excel จะจัดข้อมูลให้เราอย่างเป็นระเบียบ

  • โดยจะแยกข้อมูลให้เห็นอย่างชัดเจน เป็น แกน X (แนวนอน) และ แกน Y (แนวตั้ง)

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

  •  Excel จะเลือกรูปแบบของ Charts ที่เหมาะสมกับข้อมูลมาให้เราเอง
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

7. ทริคเด็ดในการเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลของ Charts

  • ขั้นตอนที่ 1 คลิกขวาที่ Charts
  • ขั้นตอนที่ 2 คลิกที่ Change Charts Type

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ


  • ขั้นตอนที่ 3 สังเกตที่แถบด้านซ้ายจะมีรูปแบบของ Charts ให้เราได้เลือกเปลี่ยนหลายรูปแบบ

การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

 

เมื่อได้ลองทำตามวิธีทำที่ได้อธิบายไป เพื่อน ๆ คงจะรู้สึกเหมือนกันใช่ไหมครับ ว่าการสร้างกราฟแสดงข้อมูลไม่ได้ยากอย่างที่คิด ถ้าคุณต้องการเรียนรู้การใช้ Microsoft Excel อย่างมืออาชีพและต้องการนำไปประยุกต์ใช้ได้กับงานจริง สมัครเรียนคอร์ส Excel Skill Up เริ่มตั้งแต่พื้นฐาน..สู่การประยุกต์ใช้งานจริง ได้แล้ววันนี้ที่ Digicup The Digital Academy https://digicup.io ดูรายละเอียดคอร์สเรียนคลิก https://bit.ly/3eCD4RF

ถ้าคุณอยากรู้ว่าเทรนด์ทักษะด้านเทคโนโลยีและไอทีที่มาแรงที่สุดแห่งปีมีอะไรบ้าง ติดตามได้ที่บทความ ทักษะเทคโนโลยีและไอที ที่ตลาดดิจิทัลต้องการมากที่สุดในปี 2020

กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองเแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพ 1 รูปแทนคำนับพัน” นั่นเอง

ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวของหลายๆคน เห็นว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ

วันนี้ผมจะมาแนะนำการทำกราฟเบื้องต้นก่อน ไล่ตั้งแต่เทคนิคการเลือกกราฟที่เหมาะสมเลย เพราะเป็นพื้นฐานที่สำคัญมาก แต่ในบทความถัดๆ ไปเราจะมาเจาะลึกเทคนิคขั้นสูงขึ้น เช่น การผสมกราฟ การใส่แกน X หรือ Y 2 อัน เป็นต้น

สารบัญ

  • Step ของการทำกราฟ มีดังนี้
    • 1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
      • Tips ในการเลือก Chart ที่เหมาะสม
    • 2. Prepare : เตรียมข้อมูล
    • 3. Create : การสร้างกราฟ
    • 4. Customize : ปรับแต่งกราฟ
      • ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้
  1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
  2. Prepare : เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
  3. Create : สร้างกราฟ
  4. Customize : ปรับแต่งกราฟ
  5. Summarize : สรุปผลของกราฟ

เรามาดูที่ Step แรกกันก่อนครับ

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ

วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือเราต้องรู้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร และถ้าเป็นไปได้ ควรวาดภาพในใจก่อนว่ากราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน (ทำในจิตนาการก่อน ค่อยทำใน Excel)

วัตถุประสงค์ที่เจอบ่อยๆ เช่น

  • การเปรียบเทียบข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง
  • บอกการแจกแจงความถี่ เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล 
  • บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ : เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน
  • การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว
  • บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต
  • แสดงให้เห็นลำดับเหตุการณ์ หรือ Timeline โครงการ
  • อื่นๆ

Tips ในการเลือก Chart ที่เหมาะสม

  1. กราฟที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์แต่ละแบบ ดูได้ที่นี่ http://labs.juiceanalytics.com/chartchooser/index.html
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ
  2. เลือกกราฟ Basic ที่สุดถ้าเป็นไปได้ : ผมไม่แนะนำให้ใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิตินะครับ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย
  3. ถ้าจะใช้เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม : ผมแนะนำให้ใช้พวกการฟแท่ง ดีกว่ากราฟวงกลมนะครับ เพราะกรางวงกลมดูยากมากว่ามันมากน้อยแค่ไหน (คนเราเทียบความสูงต่ำ ง่ายกว่าเทียบมุมแคบกว้าง)
  4. ถ้าจะแสดงแนวโน้ม : ผมแนะนำกราฟเส้น หรือ Scatter Plot แล้วใส่ Trend line จะเหมาะที่สุดครับ

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง เราอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน

  • Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูล เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
  • การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter => อ่านได้ที่นี่ การกรองข้อมูลใน Excel ด้วย Filter & Sort และ Advanced Filter
  • การใช้ Pivot Table (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย) ใครสนใจการสรุปข้อมูลด้วย Pivot Table เชิญอ่านได้ที่  สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table
  • ปกติแล้ว เรามักจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

    • ใส่ข้อมูลแต่ละ Record (แต่ละราย แต่ละกลุ่ม) แยกไว้คนละแถวกัน
    • ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
    • ตรงนี้ไม่ต้องซีเรียส เพราะสามารถปรับแต่งภายหลังได้ง่ายๆ มากๆ ครับ
    • ที่สำคัญควรใส่ Label ของข้อมูลให้ครบถ้วยด้วยถ้าเป็นไปได้

3. Create : การสร้างกราฟ

มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะครับ

  • เมื่อเรามีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้เราลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด จากนั้นไปที่ Ribbon Insert => Chart => เลือกรูปแบบที่ต้องการตามที่ได้แนะนำไปข้างบน
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ
  • เมื่อเราเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y กับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก เราสามารถกดปุ่ม Switch Row/Column ที่อยู่บน Ribbon Chart Tools => Design ได้เลยครับ (ต้องคลิ๊กที่ Chart ก่อน Ribbon นี้ถึงจะโผล่มาให้เห็น)
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ
  • บางครั้งเมื่อเราสร้างกราฟแล้ว ต่อไปอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีง่ายๆ ที่ไม่ต้องเข้าไปนั่งแก้ที่ Select Data เลย นั่นก็คือ สามารถกด Copy ข้อมูลจากตาราง (Ctrl+C) แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ลงไปเลยตรงๆครับ
    • ในตัวอย่างนี้ ผมเพิ่มทั้งแถวทั้งคอลัมน์ จึงต้อง copy 2 รอบครับ
  • การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น เราต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนครับ

ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้

  • Chart Area : พื้นที่ของกราฟทั้งหมด
  • Plot Area : พื้นที่ที่มีการพลอตข้อมูลลงไปจริงๆ
  • Label ป้ายกำกับ
    • Chart Title : ชื่อกราฟ
    • Axis Title : ชื่อแกน
      • Horizontal : แกนนอน
      • Vertical : แกนตั้ง
    • Legend : เพื่อบอกว่าซีรีส์อะไรคืออะไร
    • Data Label : บอกค่าของ Data
    • Data Table : ตารางข้อมูลต้นฉบับ
  • Axes แกน
    • Axes
      • Vertical Axis : แกนตั้ง
      • Horizontal Axis : แกนนอน
    • Gridlines : เส้นกริด ทั้งทั้งแกนนอนแกนตั้ง และ Major, minor
  • Series คือตัวข้อมูลจริงๆ
    • Series Name : ชื่อของข้อมูล
    • Series Value : ค่าของข้อมูล
  • Category Label : ชื่อประเภทข้อมูล (มักอยู่ที่แกนนอน)

วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้

  • Current Selection : เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ มีประโยชน์มากเวลามีส่วนประกอบหลายๆ อันบังกันอยู่ ลองคลิ๊กดูแล้วจะรู้ว่าแต่ละส่วนเรียกว่าอะไร
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ
    • พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งแต่ละส่วนได้อีก
  • เราสามาถ เพิ่ม/ลด ส่วนประกอบของกราฟได้ โดยไปที่เมนู Ribbon แต่ละอัน เช่น Chart Title, Axis Title, Legend, Data Label แล้วเลือก option จาก Drop down เป็นต้น
    การสร้างแผนภูมิที่แนะนําด้วยปุ่ม recommended charts คือ

เป็นอย่างไรครับกับพื้นฐานการทำกราฟ การปรับแต่งกราฟไม่ได้จบแค่นี้ เดี๋ยวตอนหน้าเราจะมาเจาะลึกลงรายละเอียดมากกว่านี้ครับ ทั้งการผสมกราฟ การทำกราฟแกน y 2 อัน หรือแกน x 2อัน การประยุกต์สร้างกราฟที่ไม่มีให้เลือก และอื่นๆ อีกมากมาย อย่าลืมติดตามกันต่อไปนะครับ