หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้
2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ)
ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมาจะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย
3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมายภาษาอังกฤษ)
คำขึ้นต้นจดหมายในภาษาอังกฤษ เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร
- My dear…………………….. , เช่น
- My dear grandmother, (ย่า, ยาย)
- My dear father, (พ่อ)
- My dear uncle, (ลุง)
- My dear mother, (แม่)
- Dear………… ,
- My dear……………..,
- My dearest…………….., เช่นMy dearest son, (ลูก)My dear Jim, (ระบุชื่อญาติ)
- My dear…………….., นิยมระบุชื่อ เช่นDear Surapong,Dear friend, (เพื่อน)
ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท ถ้าเป็นชาวต่าง ประเทศจะระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลได้ เช่น
- Dear…………?
- Dear Dr.Young, (Dr. J.N. Young)
- Dear Mrs.Supranee,
- Dear Mr.Ferrari (Mr. D.F. Ferrari)
- Dear Sir, (ผู้ชาย)
- Dear Madam, (ผู้หญิง)
- Dear teacher, (ครู)
- Dear Mistress, (นายผู้หญิง)
- Your Excellency, (ทูต, รัฐมนตรี)
- Dear lady, Your Excellency, (ภริยาทูต, รัฐมนตรี)
- Dear Mr. President, (ประธานาธิบดี)
- Your Majesty,May it please your Majesty,Sir, Dear Mr. Speaker, (ประธานสภาผู้แทนราษฎร)
- Dear Sir , Sir , Gentleman , Dear………., (ถ้ารู้จักชื่อ)
4. Body of letter (ตัวจดหมายภาษาอังกฤษ)
ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เพราะเป็นการสื่อความประสงค์ระหว่าง โดยข้อความในจดหมายปกติแล้วจะแบ่งเป็น 3 ตอน 4.1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ 4.2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์ 4.3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต
5. Complimentary Close (คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ)
เมื่อเขียนจดหมายจบแล้ว ต้องมีคำลงท้าย ซึ่งมีหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับที่นิยมกันโดยทั่วไปได้แก่
- Yours sincerely, Sincerely yours,
- Sincerely, = ด้วยความจริงใจ
- With love,With much love,Love, = ด้วยความรัก
6. Signature (การลงนามจดหมายภาษาอังกฤษ)
การ ลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง
7. Outside address (การจ่าหน้าซองจดหมายภาษาอังกฤษ)
การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block) **หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อกลับมาที่ เขียนเป็นภาษาอังกฤษ ได้ประมานว่า
- If you need any further assistance or technical support, call us at xxx-xxxxxxx day or night, or email us at xxx@xxx.com หรือ If you have any questions, please feel free to: * Contact Customer Support at (xxx) xxx-xxxx * Email us at xxx@xxx.com
ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษที่ควรเขียนในจดหมาย หรืออีเมล แบบเป็นทางการ
I am writing in reply to your letter of 10 February regarding your outstanding invoice. ผม/ดิฉันเขียนมาเพื่อตอบกลับจดหมายของคุณที่เขียนมาเมื่อวันที่ 10 กุมภาพันธ์ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10.30 am on Wednesday, 5 January. จากการสนทนาของเรา ดิฉัน/ผมยินดีที่จะยืนยันนัดของเราในวันพุธที่ 5 มกราคม เวลา 10.30 น. ครับ/ค่ะ
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. ผม/ดิฉันคงจะยินดีมากหากคุณจัดการเรื่องนี้โดยเร็วที่สุด
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อผม/ดิฉัน
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้อ่านตอบกลับ สามารถใช้ประโยคภาษาอังกฤษต่อไปนี้ในตอนท้ายของจดหมายหรืออีเมล I look forward to hearing from you. ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณเครดิตจาก www.mescript.com
เพื่อนๆ คงจะทราบ ตัวอย่างการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ อย่างถูกต้องแล้ว อย่าลืมนำไปฝึกเขียน แล้วใช้บ่อยๆนะคะ แล้วพบกับบทความเรียนภาษาอังกฤษ ที่จะพร้อมความรู้ภาษาให้กับเพื่อนๆ ในบทความต่อไปจ้า ถ้าชอบบทความของเรา โหวตคะแนน 5 ดาว และแชร์ความรู้ไปให้เพื่อนๆ ด้วยนะคะ