ตัวอย่าง การ เขียน ใบ สํา คั ญ จ่าย

ในการทำธุรกิจแน่นอนว่าคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการพบเจอกับเอกสารต่างๆ ได้อยู่แล้ว ดังนั้นในวันนี้ SMEMOVE ก็จะกลับมาพบกับทุกคนด้วยเรื่องราวความรู้ดีๆ เกี่ยวกับเอกสารสำคัญในการทำธุรกิจที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้อย่างใบสำคัญจ่าย เอกสารสำคัญที่นอกจากจะเป็นเอกสารที่ต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจแล้ว ก็ยังมีเรื่องความสำคัญในด้านอื่นๆ ด้วยแต่จะมีอะไรบ้างตามมาอ่านไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

ใบสำคัญจ่ายคืออะไร

ใบสำคัญจ่าย หรือ Payment Voucher เป็นเอกสารสำคัญในการทำบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน ตัวเอกสารใบสำคัญจ่าย จะแสดงข้อมูลผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี สำหรับการอนุมัติการจ่ายเงิน เมื่อมีการชำระเงินตามจำนวนแล้วก็ต้องทำการแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่นใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายจริงด้วย

กรณีที่ได้รับบิล ใบเสร็จรับ หรือเงินใบกำกับภาษีที่ระบุชื่อของผู้อื่นมาไม่ว่าจะเป็นค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ นั้นจะต้องมีการแนบหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือ ที่สามารถพิสูจน์ หรือใช้ในการแสดงหลักฐานได้ว่าตัวกิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง ไม่ว่าจะเป็นหลักฐานการโอนเงิน สัญญาในการเช่าพื้นที่หรือสถานที่ สำเนาใบโอนเงินธนาคาร หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่าย เป็นหลักฐานประกอบ

ใบสำคัญจ่ายสามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี

1. กรณีที่มีการชำระค่าสินค้าและบริการด้วยเงินสด บริษัทต้องทำการจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” พร้อมแนบหลักฐานสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน

2. กรณีที่มีการชำระค่าสินค้าและบริการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร บริษัทจะต้องทำการจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” พร้อมส่งหลักฐานในการจ่ายเงิน และสลิปโอนเงิน หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร

หมายเหตุ ในกรณีที่มีหลักฐานในการหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็สามารถนำมาประกอบ และแสดงเป็นหลักฐานได้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร

จากเนื้อหาข้างบนหลายคนอาจรู้สึกสงสัยว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนั้นคืออะไรทำไมเรื่องราวของใบสำคัญจ่ายถึงไปเกี่ยวข้องกับเจ้านี่ได้ เราจะขออธิบายง่ายๆ ว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่จะถูกนำมาใช้ในกรณีที่เกิดการชำระเงินแล้วแต่ไม่ได้รับใบเสร็จ หรือผู้ขายสินค้าและบริการไม่ให้ความร่วมมือในการลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงินของคุณ

ซึ่งหากค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนไม่มาก ที่ทำการจ่ายเป็นเงินสดคุณก็สามารถออกเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและลงนามโดยพนักงานผู้จ่ายเงินได้ แต่ในกรณีที่มีการจ่ายเงินผ่านทางการโอนเงิน ออกเช็ค ที่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ให้ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และแนบหลักฐานการจ่ายเงินตามช่องทางที่ชำระ และหลักฐานการซื้อสินค้าดังกล่าว

ถึงแม้ว่าเรื่องราวของใบสำคัญจ่ายอาจดูเป็นเรื่องง่ายๆ ที่ใครก็เข้าใจได้ แต่ในการออกเอกสารใบสำคัญจ่ายให้ถูกต้องครบถ้วนนั้นก็จำเป็นจะต้องมีเอกสารอื่นๆ ประกอบด้วย ดังนั้นหากคุณยังไม่มั่นใจว่าตัวเองจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายได้ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่นั้นก็อย่าลืมตรวจสอบ และนำข้อมูลดีๆ ที่ SMEMOVE นำมาฝากในวันนี้ไปใช้งานกันดูนะคะ

สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยครับ และ เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกัน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ

หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ทั้งๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะครับ

แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง กรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้

วันนี้ FlowAccount จะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ของกรมสรรพากร เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้องครับ

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้

เลือกอ่านได้เลย!

ให้เราอ่านให้ฟัง

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ

1. ใบรับเงิน

กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
• ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
• เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
• วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
• จำนวนเงินที่ได้รับ
• ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
• ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

(ดาวน์โหลด ใบรับเงิน) หรือจะใช้เป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ออกจากระบบ FlowAccount ก็ได้เช่นกันนะครับ

2. ใบสำคัญรับเงิน

กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญรับเงิน)

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ

( ดาวน์โหลด ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )

4. ใบสำคัญจ่าย

กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
• วันที่จ่ายเงิน
• ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
• ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
• มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย)

กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

• หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
• ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
• เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
• หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เมื่อได้หลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายมาแล้ว FlowAccount อยากแนะนำให้บันทึกค่าใช้จ่ายในระบบเรา จะทำทางเว็บไซต์หรือมือถือก็ได้ จากนั้นแนบไฟล์เอกสารหลักฐานตามตัวอย่างข้างต้นเพื่อให้ค่าใช้จ่ายนั้นยืนยันการมีผู้รับเงินจริง ตามตัวอย่างภาพข้างล่าง

เมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบแล้ว FlowAccount จะออกเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย (Expense Note) ให้ ซึ่งเอกสารนี้จะทำหน้าที่บอกว่าเรามีรายจ่ายอะไรบ้าง จ่ายให้กับใคร จำนวนเท่าไหร่ พร้อมสร้างใบสำคัญจ่ายให้นักบัญชีโดยอัตโนมัติ

ดูวิธีการบันทึกค่าใช้จ่ายต่อได้ที่บทความ

ไม่มีบิล ตอนซื้อของ จะทำบัญชียังไงให้เป็นรายจ่ายกิจการ หรือเริ่มต้นทดลองบันทึกค่าใช้จ่ายกันได้ฟรีเลยครับ

แต่รายจ่ายต่อไปนี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้นะครับ แม้จะมีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วน

1. รายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
2. รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง โดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น
3. รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

เป็นอย่างไรบ้างครับ การทำเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น กรมสรรพากร ก็มีแนวทางในการปฏิบัติให้เราอยู่แล้ว และยิ่งถ้าคุณบันทึกค่าใช้จ่ายใน FlowAccount ด้วยแล้ว ก็ยังสามารถดูยอดค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้ทันทีจากแดชบอร์ดอีกด้วย ลองดูฟังก์ชั่นทั้งหมดของเราได้ที่นี่เลย ฟังก์ชั่น FlowAccount สำหรับผู้ประกอบการ

ใบสําคัญจ่าย มีอะไรบ้าง

ใบสำคัญจ่ายควรแนบเอกสารอะไรบ้าง.

สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า.

ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน (หลักฐานว่ากิจการจ่ายแล้ว).

ต้นฉบับใบแจ้งหนี้วางบิล + สำเนา ... .

ใบสั่งซื้อ(PO) ถ้ามี ... .

สำเนาใบหัก ณ ที่จ่าย (กรณี รายจ่ายที่ต้องหักภาษี ณ.ที่จ่าย).

สำเนาเช็คจ่าย / โอนเงิน แนบหลักฐานการจ่ายเงิน.

ใบสําคัญจ่าย ใช้ตอนไหน

และใบสำคัญจ่าย จะใช้กรณีที่ได้รับใบเสร็จเป็นชื่อบุคคลอื่น ให้เราทำใบสำคัญจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน และหลักฐานที่ยืนยันว่าเราเป็นผู้ชำระเงินเอง ด้วยสัญญาเช่า รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายเป็นหลักฐานประกอบ

ใบสําคัญจ่าย พิมพ์ได้ไหม

วิธีการพิมพ์ใบสำคัญจ่าย, ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน, ใบรับสินค้า สามารถพิมพ์โดยเข้าที่เมนูรายจ่าย > บันทึกซื้อสินค้าหรือบันทึกรายการจ่าย \> ดูทั้งหมด จากนั้นเลือกเอกสารที่ต้องการพิมพ์ เมื่อเข้ามาที่หน้าเอกสารคลิกที่พิมพ์ \> จากนั้นเลือกหัวข้อเอกสารที่ต้องการพิมพ์ ตัวอย่างเอกสาร

ใครเป็นผู้จัดทำใบสำคัญจ่าย

แต่ต้องมีเอกสารหลักฐานมาลงบันทึกบัญชี ซึ่งกรมสรรพากรกำหนดให้จัดทำใบสำคัญจ่ายอย่างถูกต้อง โดยต้องระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้ลงในใบสำคัญจ่าย 1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน 2. วันที่จ่าย 3. ระบุประเภทของรายการที่จ่าย